Giải pháp xuất hóa đơn điện tử by Haravan

1. Giải pháp xuất hóa đơn điện tử là gì?

Dịch vụ xuất hóa đơn điện tử là giải pháp xuất hóa đơn điện tử trực tiếp cho các nhà bán hàng đang kinh doanh trên đa kênh như website, POS, Facebook, Zalo, Instagram, sàn thương mại điện tử,... Khi sử dụng giải pháp này, nhà bán hàng sẽ tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ với hóa đơn điện tử Haravan được phát hành đáp ứng tiêu chuẩn theo Thông tư 78, Nghị định 123, cung cấp thông tin đầy đủ.

Giải pháp xuất hóa đơn điện tử là lựa chọn tối ưu dành cho nhà kinh doanh thương mại điện tử.

2. Đối tượng nào nên sử dụng dịch vụ xuất hóa đơn điện tử?

Giải pháp xuất hóa đơn điện tử là dịch vụ phù hợp với:

- Chủ shop hoặc kế toán của các doanh nghiệp.

- Người kinh doanh, buôn bán tại các cửa hàng truyền thống với thiết bị bán hàng.

- Nhà bán hàng trên nền tảng website thương mại điện tử và mạng xã hội.

3. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ xuất hóa đơn điện tử?

3.1. Đảm bảo tuân thủ pháp luật

Doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ xuất hóa đơn điện tử để đảm bảo tuân thủ pháp luật, đáp ứng các quy định về quản lý thuế, hóa đơn và tránh rủi ro pháp lý. Điều này giúp các đơn vị kinh doanh hoạt động minh bạch, tránh sai sót và phạt hành chính liên quan đến hóa đơn giấy truyền thống.

3.2. Tối ưu chi phí

Việc sử dụng hóa đơn giấy truyền thống khiến doanh nghiệp phải chịu nhiều khoản chi phí như in ấn, vận chuyển và lưu trữ. Theo khảo sát của Tổng cục Thuế, chi phí cho mỗi tờ hóa đơn tự in có thể lên đến 2.500 đồng, và khoảng 2.000 đồng cho mỗi tờ đặt in. Hóa đơn điện tử chỉ tốn từ khoảng 450 đồng / hóa đơn và không phát sinh thêm chi phí vận chuyển hay lưu trữ. Điều này cho thấy, hóa đơn điện tử có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm lên đến 80% chi phí so với sử dụng hóa đơn giấy.

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử được xuất khi giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển là chứng từ hóa đơn hợp lệ. Nếu hàng hóa thất lạc, hư hỏng, nhà bán sẽ được đơn vị vận chuyển bồi thường.

Hóa đơn điện tử tiết kiệm chi phí hơn so với hóa đơn giấy truyền thống.

3.3. Tiết kiệm thời gian đáng kể

Thời gian giao nhận hóa đơn được rút ngắn đáng kể, từ vài ngày xuống chỉ còn vài giây, nhờ vào việc toàn bộ quy trình lập và xuất hóa đơn được thực hiện trực tuyến trên máy tính. Chỉ với vài thao tác click chuột, người mua có thể nhận hóa đơn ngay lập tức ở bất kỳ đâu, miễn là có kết nối internet.

3.4. Ngăn chặn tình trạng làm giả hóa đơn

Với hóa đơn điện tử (HĐĐT), Cơ quan Thuế sẽ áp dụng một mã xác thực duy nhất. Quy trình bắt đầu khi người bán lập hóa đơn, ký điện tử và gửi lên hệ thống của Cơ quan Thuế. Sau đó, mã số sẽ được cấp và đính kèm vào HĐĐT, giúp ngăn chặn mọi hành vi làm giả hóa đơn. Doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng xác minh nguồn gốc của hóa đơn bằng cách nhập mã số này trên trang web của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để kiểm tra và đối chiếu thông tin.

4. Quy trình triển khai dịch vụ xuất hóa đơn điện tử by Haravan

Quy trình triển khai giải pháp xuất hóa đơn điện tử diễn ra với các bước cụ thể là:

- Bước 1: Đăng ký tư vấn miễn phí.

- Bước 2: Lựa chọn hóa đơn điện tử phù hợp.

- Bước 3: Cung cấp thông tin đăng ký hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế (Giấy phép kinh doanh, căn cước công dân sao y hoặc bản gốc chụp hình, phiếu DK01 in ký đóng dấu, MST (nếu có)).

- Bước 4: Kết nối tài khoản hóa đơn điện tử trên Haravan.

Quy trình triển khai dịch vụ xuất hóa đơn điện tử.

5. Chi phí triển khai dịch vụ hóa đơn điện tử by Haravan

Giải pháp xuất hóa đơn điện tử sở hữu bảng giá như sau:

Bảng giá dịch vụ hóa đơn điện tử by Haravan.

Lưu ý:

- Phí truyền nhận (Phí truyền nhận dữ liệu hàng năm): Khoản phí nhà cung cấp thu để truyền và nhận dữ liệu của doanh nghiệp lên tổng cục thuế: 500.000 VNĐ/ 1 năm. Khi đăng ký phần mềm Haravan-invoice, nhà bán hàng sẽ được miễn phí hoàn toàn phí truyền nhận hàng năm.
- Phí khởi tạo (Phí khởi tạo tài khoản): Là loại chi phí phát sinh một lần khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, hiện nay, chi phí khởi tạo đang dao động từ 300.000đ - 500.000đ
- Phí dịch vụ khác: Chi phí thiết kế mẫu hóa đơn, tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, Đăng ký với Cơ quan thuế,...

Để xuất hóa đơn trực tiếp từ phần mềm Haravan, khách hàng vui lòng đăng ký sử dụng thêm chữ ký số HSM. Tham khảo bảng phí chữ ký số HSM của chúng tôi dưới đây:

Bảng giá chữ ký số HSM.

6. Trải nghiệm thao tác xuất hóa đơn điện tử dễ dàng

Cách xuất hóa đơn điện tử dễ dàng và nhanh chóng chỉ với vài click:

- Bước 1: Tạo đơn hàng mới hoặc chọn đơn hàng cần xuất hóa đơn điện tử.

Tạo đơn hàng mới hoặc chọn đơn hàng cần xuất hóa đơn điện tử.

- Bước 2: Nhập thông tin khách hàng tạo hóa đơn điện tử.

Nhập thông tin khách hàng tạo hóa đơn điện tử.

- Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử trên Haravan.

Phát hành hóa đơn điện tử trên Haravan.

- Bước 4: Quản lý trạng thái xuất hóa đơn điện tử.

Quản lý trạng thái xuất hóa đơn điện tử.

7. Thông tin liên hệ và tư vấn

Nếu có bất kỳ thắc nào về giải pháp xuất hóa đơn điện tử, bạn hãy liên hệ qua các kênh sau để được phản hồi trong vòng 2 giờ làm việc:

- Mail: services@haravan.com.

- Hotline: 1900.636.099.

8. Những câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử

8.1. Đối tượng nào phải sử dụng Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?

Theo Dự thảo Nghị định, đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan Thuế là doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 2 Điều 90, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam).

8.2. Doanh nghiệp/ Hộ Kinh doanh có thể sử dụng song song cả Hóa Đơn Điện Tử TT78 và Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hay không? Khi nào thì được sử dụng song song như vậy?

Theo Nghị Định 123, doanh nghiệp có thể cùng lúc sử dụng 1 hoặc nhiều loại hoá đơn điện tử vì vậy doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng song song 2 loại hình hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và hoá đơn điện tử GTGT như trước kia. Việc áp dụng song song thường được linh động với trường hợp:

- Trường hợp 1: Khách hàng lẻ không yêu cầu xuất hoá đơn hoặc nếu có yêu cầu xuất hóa đơn nhưng không yêu cầu nhập các thông tin của khách hàng và thể hiện chữ ký số trên HĐĐT thì có thể xuất HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.

- Trường hợp 2: Khách hàng là doanh nghiệp có yêu cầu anh chị xuất hoá đơn và thể hiện các trường thông tin như: MST, địa chỉ Công Ty và chữ ký số thể hiện trên hoá đơn thì bắt buộc phải xuất HĐĐT theo TT78 để đáp ứng các yêu cầu theo nghị định 123, thông tư 78.

Doanh nghiệp có thể cùng lúc sử dụng nhiều loại hoá đơn điện tử với các trường hợp áp dụng khác nhau.

8.3. Khách hàng muốn gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đến Cơ quan Thuế thì làm cách nào? 

Khi muốn phát hành hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đến Cơ quan Thuế, khách hàng có thể áp dụng các bước sau:

- Bước 1: Lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn

Tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ phải lập và gửi Thông báo phát hành hoá đơn kèm theo hoá đơn mẫu đến Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp, chậm nhất 05 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành bằng những hình thức sau:

+ Gửi trực tiếp tại trụ sở Cơ quan Thuế.

+ Gửi qua hệ thống bưu chính.

+ Gửi bằng văn bản điện tử qua cổng thông tin điện tử của Cơ quan thuế.

- Bước 2: Cơ quan Thuế tiếp nhận hồ sơ.

- Bước 3: Cơ quan Thuế xử lý hồ sơ.

8.4. Cách tra cứu được thông tin HDDT đã được đăng ký thành công và được Cơ quan Thuế chấp nhận

Truy cập website tracuuhoadon.gdt.gov.vn → Thông tin thông báo phát hành → Hóa đơn → Tổ chức, Cá nhân → nhập MST.

8.5. Khi xuất hóa đơn điện tử thì có cần xuất kèm bảng kê hàng hóa dịch vụ không?

Căn cứ Điểm a, Khoản 6, Điều 10 Nghị định 123 năm 2020 quy định về hoá đơn, chứng từ thì chỉ có các loại hàng hoá, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm: được phép xuất hoá đơn điện tử kèm theo bảng kê. Còn lại những hàng hoá, dịch vụ khác xuất hoá đơn điện tử không được kèm theo bảng kê.